Überblick und Auswertung
- Dashboard-Karten je Benutzer zusammenstellbar
- Auslastung je Ausbilder und je Ressource
- Auswertungen zu Kursen und Kursorganisation
- Volltextsuche über Kurse und Ressourcen
Kursverwaltung in Orphy
Von der Kursplanung bis zur Rechnung
Lehrgänge und Seminare mit unterschiedlichen Durchführungsorten und zahlreichen Fachexpertinnen und Fachexperten erzeugen schnell viel Abstimmungsaufwand — wenn Stundenplan, Dozierendenkoordination, Anmeldungen und Abrechnung in getrennten Werkzeugen geführt werden. Orphy bildet den gesamten Ablauf in einem System ab.
Was Sie damit gewinnen
- Kurse, Lektionen, Räume und Dozierende zentral planen
- Doppelbelegungen und fehlende Zuteilungen frühzeitig erkennen
- Anmeldungen, Kursunterlagen, Präsenzen und Rechnungen durchgängig verarbeiten
- Auslastung, freie Plätze und Kennzahlen jederzeit überblicken
Ablauf
Ein Kurs, vier Phasen — ein System
Kein Export zwischen Werkzeugen, kein zweites Mal erfassen: Was in der Planung entsteht, trägt bis zur Rechnung.
Der Kurstyp ist die Vorlage, der Kurs die Durchführung, die Lektion der Termin.
- Kurstypen als Vorlage: Lektionsdauer, Mindest- und Maximalteilnehmer, Rechnungsvorlage und Checkliste einmal festlegen
- Kurse mit Kursnummer, Status und Webkategorien — vom Entwurf über veröffentlicht und laufend bis zur Nachbearbeitung
- Lektionen mit Datum, Dauer, Ort, Inhalt und Lernzielen
- Räume, Material und Ausbilder je Lektion zuweisen — gleichartige Ressourcen als Pool
- Einen ganzen Kurs duplizieren und alle Lektionen als Block auf ein neues Startdatum schieben
- Checklisten für die Kursvorbereitung, mit verantwortlicher Person und Fälligkeitsdatum
Die Anmeldung läuft über Ihre Website und landet direkt im Kurs.
- Online-Anmeldeformular auf der eigenen Website, mit Kursauswahl und freien Plätzen
- Erst der Klick auf den Bestätigungslink im E-Mail macht die Anmeldung gültig
- Warteliste, sobald ein Kurs ausgebucht ist
- Hängige Anmeldungen zentral prüfen, bestätigen oder nachfassen
- Status aufgeboten, provisorisch oder definitiv — Aufgebotene werden nach einer eingestellten Frist automatisch abgemeldet
- Kursoptionen, Gutscheine und ein Frühbucherrabatt, der greift, bis die Mindestteilnehmerzahl erreicht ist
Dozierende arbeiten in derselben Anwendung — ohne zusätzliche Listen.
- Eigene Ansicht „Meine Lektionen" für Dozierende, mit eigener Berechtigung
- Kalender-Abonnement für Ausbilder und Ressourcen — die Lektionen erscheinen im eigenen Kalender
- Präsenzen direkt an der Lektion: anwesend, abwesend oder zu spät
- Präsenzliste und Anwesenheits-Report, auf Wunsch mit Unterschrift bei Kursbeginn und Kursende
- Automatisches Erinnerungsmail an die Teilnehmenden, mit den Kursunterlagen
- Die Arbeitszeit der Dozierenden wird je Lektion automatisch erfasst
Die Rechnung entsteht aus der Anmeldung — nicht aus einer zweiten Liste.
- Automatische Rechnungsstellung, wahlweise 1 bis 12 Wochen vor Kursstart
- Rechnungsvorlage je Kurstyp
- Jede Teilnahme zeigt an, wann der Entwurf entsteht, wann die Rechnung gestellt wird und wie der Zahlungsstatus lautet
- Fehlt eine E-Mail-Adresse, meldet das System es — statt stillschweigend nicht zu versenden
- Wird eine Teilnahme storniert, werden die verknüpften Rechnungen mitstorniert
- Zahlungsfrist wahlweise auf den Kursstart gesetzt
Überblick
Der Kursbetrieb auf einem Bildschirm
Die Kursübersicht bringt zusammen, was sonst in mehreren Dateien steht. Welche Karten erscheinen, bestimmen Sie selbst.
- Laufende Kurse und anstehende Lektionen mit Datum, Raum und Ausbilder
- Teilnehmer, Kurse, Lektionen und Stunden für heute, diese Woche und diesen Monat
- Freie und reservierte Plätze je Kurs als Diagramm
- Kurse, bei denen die Mindestteilnehmerzahl noch nicht erreicht ist
Doppelbelegungen fallen auf, bevor sie stören
Räume, Geräte und Ausbilder sind Ressourcen mit eigener Belegung. Wer zweimal verplant wird, steht in der Liste — nicht erst am Kurstag im Raum.
- Belegung von heute und morgen je Raum und Gerät
- Terminkollisionen bei Ressourcen und bei Ausbildern, mit den betroffenen Lektionen verlinkt
- Warnung schon beim Speichern — bewusst übersteuern bleibt möglich
- Lektionen ohne zugeteilten Ausbilder als eigene Karte
Funktionen
Was sonst noch drinsteckt
Die Kursverwaltung ist eine Menügruppe in Orphy und nutzt dessen Unterbau mit.
Nachvollziehbarkeit
- Änderungen an Kursen, Lektionen und Anmeldungen bleiben protokolliert
- Getrennte Berechtigungen für Kursverwaltung, Ausbilderansicht und hängige Anmeldungen
- Backoffice-Notizen, getrennt von den Notizen am Kurs
- Checklisten pro Kurs zurücksetzbar, ohne die Vorlage anzutasten
Im Zusammenspiel
- Teilnehmende sind Kontakte im CRM — keine zweite Adressverwaltung
- Jede Anmeldung weist dem Kontakt automatisch die hinterlegte Kundengruppe zu
- Serienbrief und Serien-Mail greifen auf dieselben Kontakte zu
- Offerten, Aufträge und Rechnungen liegen im selben Backoffice
Drei Rollen, dieselbe Grundlage
Jede Rolle sieht, was sie braucht — und niemand pflegt eine Liste für jemand anderen.
Backoffice
Plant Kurse und Lektionen, teilt Räume und Ausbilder zu, prüft Anmeldungen und stellt die Rechnungen.
Dozierende
Sehen ihre Lektionen im eigenen Kalender und erfassen die Präsenzen an Ort und Stelle; die Arbeitszeit läuft mit.
Teilnehmende
Melden sich online an, bestätigen per Link und erhalten Unterlagen, Erinnerung und Rechnung.
Kein zusätzliches Werkzeug
Die Kursverwaltung ist kein eigenes Programm neben dem CRM, sondern eine Menügruppe darin. Was Sie an Kontakten, Vorlagen und Rechnungswesen bereits pflegen, gilt auch hier.
Mehr zu OrphyCRMIhre Daten bleiben in der Schweiz
- Ihre Daten liegen in einem Schweizer Rechenzentrum
- Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt
- Die Daten sind hochverfügbar und geschützt
- Änderungen bleiben nachvollziehbar protokolliert
30 Minuten, ein konkreter Lehrgang
Am besten zeigen wir es an einem Ihrer eigenen Lehrgänge — von der Planung über die Anmeldung bis zur Rechnung. Buchen Sie direkt einen Termin oder schreiben Sie uns.
Live-Demo buchen