Vue d’ensemble et analyses
- Cartes de tableau de bord composables par utilisateur
- Taux d’occupation par formateur et par ressource
- Analyses sur les cours et l’organisation des cours
- Recherche plein texte sur les cours et les ressources
Gestion des cours dans Orphy
De la planification du cours à la facture
Les filières et séminaires répartis sur plusieurs lieux et animés par de nombreux spécialistes exigent beaucoup de coordination — dès lors que l’horaire, la planification des formateurs, les inscriptions et la facturation vivent dans des outils séparés. Orphy réunit tout le déroulement dans un seul système.
Ce que vous y gagnez
- Planifier cours, leçons, salles et formateurs au même endroit
- Repérer tôt les doubles réservations et les attributions manquantes
- Traiter inscriptions, documents de cours, présences et factures sans rupture
- Garder en vue le taux d’occupation, les places libres et les indicateurs
Déroulement
Un cours, quatre phases — un seul système
Aucun export entre outils, aucune double saisie : ce qui naît à la planification porte jusqu’à la facture.
Le type de cours est le modèle, le cours la session, la leçon la date.
- Types de cours comme modèle : durée des leçons, minimum et maximum de participants, modèle de facture et checklist définis une fois pour toutes
- Cours avec numéro, statut et catégories web — du brouillon au publié, puis en cours et en suivi
- Leçons avec date, durée, lieu, contenu et objectifs d’apprentissage
- Salles, matériel et formateurs attribués par leçon — les ressources de même type en pool
- Dupliquer un cours entier et décaler toutes ses leçons en bloc sur une nouvelle date de début
- Checklists pour la préparation du cours, avec responsable et date d’échéance
L’inscription passe par votre site et arrive directement dans le cours.
- Formulaire d’inscription en ligne sur votre propre site, avec choix du cours et places libres
- L’inscription ne devient valable qu’au clic sur le lien de confirmation reçu par e-mail
- Liste d’attente dès qu’un cours est complet
- Inscriptions en suspens vérifiées, confirmées ou relancées au même endroit
- Statut convoqué, provisoire ou définitif — les convoqués sont désinscrits automatiquement après un délai paramétré
- Options de cours, bons d’achat et un rabais de réservation anticipée valable jusqu’à ce que le minimum de participants soit atteint
Les formateurs travaillent dans la même application — sans listes annexes.
- Vue « Mes leçons » propre aux formateurs, avec sa propre autorisation
- Abonnement au calendrier pour formateurs et ressources — les leçons apparaissent dans leur agenda
- Présences saisies sur la leçon : présent, absent ou en retard
- Liste de présence et rapport de présence, au besoin avec signature en début et en fin de cours
- E-mail de rappel automatique aux participants, documents de cours inclus
- Le temps de travail des formateurs est saisi automatiquement par leçon
La facture découle de l’inscription — pas d’une seconde liste.
- Facturation automatique, au choix 1 à 12 semaines avant le début du cours
- Modèle de facture par type de cours
- Chaque participation indique quand le brouillon est créé, quand la facture part et où en est le paiement
- S’il manque une adresse e-mail, le système le signale — au lieu de ne rien envoyer en silence
- Une participation annulée entraîne l’annulation des factures liées
- Échéance de paiement fixée au besoin au début du cours
Vue d’ensemble
L’exploitation des cours sur un seul écran
L’aperçu des cours rassemble ce qui se trouve sinon dans plusieurs fichiers. Les cartes affichées, c’est vous qui les choisissez.
- Cours en cours et leçons à venir avec date, salle et formateur
- Participants, cours, leçons et heures pour aujourd’hui, cette semaine et ce mois
- Places libres et réservées par cours, sous forme de graphique
- Cours dont le minimum de participants n’est pas encore atteint
Les doubles réservations se voient avant de gêner
Salles, appareils et formateurs sont des ressources avec leur propre occupation. Ce qui est planifié deux fois figure dans la liste — pas seulement le jour du cours, dans la salle.
- Occupation d’aujourd’hui et de demain par salle et par appareil
- Conflits d’horaire des ressources et des formateurs, liés aux leçons concernées
- Avertissement dès l’enregistrement — passer outre sciemment reste possible
- Leçons sans formateur attribué, sur une carte à part
Fonctions
Ce qu’il y a encore dedans
La gestion des cours est un groupe de menu dans Orphy et profite de son socle.
Traçabilité
- Les modifications de cours, leçons et inscriptions restent journalisées
- Autorisations distinctes pour la gestion des cours, la vue formateur et les inscriptions en suspens
- Notes de back-office, séparées des notes du cours
- Checklists réinitialisables par cours, sans toucher au modèle
En interaction
- Les participants sont des contacts du CRM — pas de second carnet d’adresses
- Chaque inscription attribue automatiquement au contact le groupe de clients défini
- Publipostage et e-mailing série puisent dans les mêmes contacts
- Offres, mandats et factures se trouvent dans le même back-office
Trois rôles, une même base
Chaque rôle voit ce dont il a besoin — et personne ne tient une liste pour quelqu’un d’autre.
Back-office
Planifie cours et leçons, attribue salles et formateurs, vérifie les inscriptions et établit les factures.
Formateurs
Voient leurs leçons dans leur propre agenda et saisissent les présences sur place ; le temps de travail suit.
Participants
S’inscrivent en ligne, confirment par lien et reçoivent documents, rappel et facture.
Pas d’outil supplémentaire
La gestion des cours n’est pas un programme à côté du CRM, mais un groupe de menu à l’intérieur. Ce que vous entretenez déjà en contacts, modèles et comptabilité vaut aussi ici.
En savoir plus sur OrphyCRMVos données restent en Suisse
- Vos données sont stockées dans un centre de calcul en Suisse
- La transmission des données est cryptée
- Les données sont hautement disponibles et protégées
- Les modifications restent journalisées et traçables
30 minutes, une filière concrète
Le mieux est de le montrer sur l’une de vos propres filières — de la planification à l’inscription, jusqu’à la facture. Réservez directement un rendez-vous ou écrivez-nous.
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